Kohti verkkokaupan käyttöönottoa – koulutuksilla oman verkkopalvelun mestariksi

Uuden verkkopalvelun potentiaali hyödynnetään vasta, kun palvelua osataan käyttää. Siksi järjestämme asiakkaalle käyttöönottokoulutuksia. Koulutusten tavoitteena on antaa asiakkaalle eväät verkkopalvelun itsenäiseen käyttöön niin, että sivuston hallinta ja sisällöntuotto sujuvat. Osaavat pääkäyttäjät huolehtivat sivuston käytöstä ja sisältöjen päivittämisestä myös julkaisun jälkeen, jolloin sivuston koko potentiaali saadaan käyttöön.

Henkilö seuraamassa etäpalaveria tietokoneen edessä.

Koulutukset sovitetaan asiakkaan tarpeisiin

Koulutukset räätälöidään asiakkaan tarpeiden sekä taitotason mukaan. Painotamme asiakkaalle tärkeitä ominaisuuksia, mikä edellyttää asiakkaan liiketoiminnan tuntemusta. Keskustelemme verkkopalvelun käyttövaiheen tarpeista ja siitä, millä tavalla verkkopalvelua tullaan käyttämään ja päivittämään julkaisun jälkeen. Näiden kautta saamme yhdessä hyvän käsityksen siitä, millaisia taitoja sivuston ylläpito asiakkaalta vaatii. Koulutuksen sisältöön vaikuttaa myös tuotettava verkkopalvelu: esimerkiksi verkkosivuston ja verkkokaupan päivittämisissä tarvitaan osittain toisistaan poikkeavia työkaluja. 

Tiedostamme, että koulutuksessa asiakas saattaa saada ensikosketuksensa WordPressin käyttöön, joten pyrimme puhumaan ääneen myös “itsestäänselvyydet” aina WordPressin ohjausnäkymästä ja sen perustoiminnoista lähtien. 

Koulutuskertoja voidaan järjestää tarvittaessa suunniteltua useampia, tai niiden sisältöä voidaan syventää, jos esimerkiksi WordPress-alusta on asiakkaalle jo ennestään tuttu. Erityisesti WordPressiin tutustuville pilkomme koulutusaiheet sopivan pieniksi kokonaisuuksiksi ja järjestämme useampia koulutuskertoja. Näin osaaminen karttuu pienin askelin, ja vältytään infoähkyltä julkaisukiireiden keskellä.

Lähikuva puhelimesta, jonka näytöllä lukee "Ihmisläheisyys"

Koulutuksissa on mukana yleensä sivuston kehittäjä, projektipäällikkö sekä asiakaspalvelija. Tällä varmistetaan kattava tietopaketti sekä se, että asiakas saa vastaukset avoimiin kysymyksiinsä heti koulutuksen aikana. Samalla asiakas tutustuu asiakaspalvelijaan, jonka kanssa yhteistyö jatkuu julkaisun jälkeen esimerkiksi tukipyyntöjen tai neuvonnan tarpeen sattuessa. Asiakkaan puolelta koulutuksiin osallistuvat ainakin sivuston pääkäyttäjät. 

Kysymyksiä ja tekemisen meininkiä

Panostamme koulutuksissa hyvään ilmapiiriin ja tekemisen meininkiin. Kannustamme asiakasta kysymään runsaasti kysymyksiä. Tiedon prosessointi vaatii aikaa, joten käymme asioita läpi rauhalliseen tahtiin ja aikataulutamme koulutuksiin taukoja. Usein juuri taukojen jälkeen herää kysymyksiä, kun koulutuksen aiheita on ehtinyt hieman pohtimaan. Etäpalavereissa hyödynnämme ruudun jakamista molempiin suuntiin: tilannekohtaisesti joko asiakas pääsee kurkkaamaan koulutuksen vetäjän ruutua, tai sitten asiakas voi näyttää meille pulmatilanteen omalta ruudultaan.

Lähikuva läppärillä kirjoittavista käsistä

Koulutuksissamme tekeminen on pääosassa: osallistujat pääsevät kokeilemaan käsiteltäviä aiheita itse omilta koneiltaan. Harjoittelemme aina sivuston testiympäristössä, jossa voi testailla ja temmeltää ilman huolta siitä, että sivusto voisi mennä rikki. Tarpeen mukaan voimme pystyttää harjoittelua varten useampia rinnakkaisia testiympäristöjä. 

Koulutusten lisähyötynä on, että asiakas pääsee jo varhaisessa vaiheessa testaamaan verkkopalvelua. Näin loppuhyväksyntään tähtäävää työtä voidaan tehdä vaiheittain. Kun verkkopalvelua pääsee klikkailemaan, voidaan varmistua siitä, että palvelu etenee teknisten ja liiketoiminnallisten vaatimusten mukaisesti.

Vinkkejä sisällöntuotosta hakukoneoptimointiin

Käyttökoulutusten aiheet vaihtelevat WordPressin perusominaisuuksista sisällöntuottoon ja hakukoneoptimointiin. Aiheesta riippumatta usein on hyödyllisintä aloittaa yleisistä konsepteista siirtyen kohti yksityiskohtia. Käymme läpi WordPressin perusominaisuudet, ohjausnäkymän toiminnot, sivujen ja artikkelien luomisen sekä valikoiden rakenteen. Koulutuksen aikana seuraamme tilannetta pedagogisella pelisilmällä. Tarvittaessa muutamme lennosta koulutuksen sisältöä niin, että asiakkaalle merkitykselliset ja mielen päällä olevat asiat tulevat varmasti käsiteltyä. 

Sisällönsyöttöpajoissa perehdymme tarkemmin sisällöntuoton työkaluihin. Pohdimme sisällön asettelua ja taittoa sekä eri tapoja esittää sisältöjä. Käytämme sisällönsyöttöpajoissa sivujen todellista sisältöä, joten taitojen karttuessa samalla myös sivuston sisällönsyöttö on mukavasti edennyt. Samalla näemme, miten suunniteltu sisältö soljuu palveluun. Jos kyseessä on vanhan verkkopalvelun uudistaminen, pääsemme näkemään, miten siirretyt sisällöt näyttäytyvät uudella sivustolla. Viimeistään tässä vaiheessa havaitaan vanhojen sisältöjen päivitystarpeita ja viimeistellään sisällöt uuteen palveluun sopiviksi. 

Koulutuksissa kerromme myös niksejä hakukoneoptimointiin. Neuvomme asiakkaalle, miten verkkosivuston käyttäjädataa analysoidaan ja hyödynnetään käyttövaiheessa. Opetamme asiakasta tarkastamaan, miten hyvin asiakkaan luomat tuotteet, blogiartikkelit ja muut sisällöt näkyvät hakukoneissa tietyillä hakusanoilla. Lisäksi selvitämme sisältöjen näkyvyyttä eri sosiaalisen median kanavissa.

Koulutusmateriaaleihin voi palata jälkikäteen

Koulutuksen jälkeen asiakas voi jatkaa harjoittelua monipuolisten koulutusmateriaaliemme parissa. Etäkoulutusten jälkeen lähetämme asiakkaalle koulutuksesta videotallenteen, jota voi käyttää kertauksena tai vaikkapa antaa katsottavaksi kollegalle, joka ei itse päässyt paikalle. Tallenteen lisäksi asiakas saa aina kirjalliset ohjeet WordPressin perustoiminnallisuuksien käyttöön. Kaikki koulutusmateriaalit jäävät asiakkaan käyttöön julkaisun jälkeen ja niitä pystyy täydentämään tarpeen mukaan.

Kysymyksiä herää varmasti myös koulutuksen jälkeen, kun taidot karttuvat ja uusia ominaisuuksia pääsee kokeilemaan testiympäristössä. Käymme läpi asiakkaan kysymyksiä koordinointitapaamisissa, jossa ruutujaon kautta avoimeksi jääneitä asioita on helppo demonstroida ja harjoitella. Tapaamisten välissä sivustolle asennetun Userback-palautetyökalun avulla asiakas voi lähettää meille kysymyksiä tai kommentteja. Vastaamme tilannekohtaisesti kirjallisen ohjeella tai lyhyellä ohjevideoklipillä.

Ruutukaappaus Userback-palautetyökalusta
Userbackin avulla käyttäjä voi lähettää kehittäjille palautetta sivun käyttöliittymästä tai toiminnoista. Palautteeseen voi kätevästi liittää ruutukaappauksen, ja Userback välittää kehittäjälle hyödyllistä metatietoa automaattisesti palautteen mukana.

Verkkopalvelun käyttöönotto on asiakkaalta iso ponnistus. Julkaisua edeltävät viikot voivat olla hyvin työntäyteisiä myös asiakkaalle. Käyttökoulutuksilla haluamme siis vähentää asiakkaan stressiä sekä varmistaa sisällöntuoton sujuvuuden – ja sitä kautta välttää julkaisun viivästymistä. Samalla asiakas tulee testanneeksi verkkopalvelun toimintaa ja näin edistäneeksi loppuhyväksyntään tähtäävää työtä. 

Ennen julkaisua verkkopalvelu puristetaan vielä laajan testausmankelin läpi, jolla varmistetaan palvelun julkaisuvalmius ja korkea laatu. Jatkamme testauksen parissa tämän blogisarjan seuraavassa osassa.

Lue myös verkkokauppa projektin etenemistä käsittelevän blogisarjamme kolme edellistä osaa:

Kirjoittaja: Salla Merenheimo

Salla toimii Veistämöllä projektikoordinaattorina. Salla nauttii uuden oppimisesta, ahaa-elämyksistä ja tiimityöstä, joita monipuolinen projektityöskentely tarjoaa.